とあるリフォーム会社の営業ミーティングに参加した際に、一部の社員さんから、「打合せ議事録なんて必要ですか?」といった、驚きの発言がありました。

勿論、「面倒だけど必要。」と回答した社員さんもいれば、「絶対に必要でしょ。」と回答された社員さんもいました。

そこで、打合せ議事録は「不要だと思う。」と答えた社員さん達には、ある共通点がありました。

それは、月額の粗利額が100万円前後や、その額に満たない方達でした。つまり、言い方は悪いですが、丸いお客さんや低価格帯しか受注できない社員さんです。

仮に、難しいお客さんに当たっても、「連絡が無い」「言った事が反映されていない」等々、と言われて受注には至らない為、大きなクレームも経験しません。

従って、打合せ議事録なんて不要、といった発言に繋がるのです。

一方、打合せ議事録は必要、と答えた社員さん達は、仮にルールが無くても自主的にやられる方も多数おられます(それでも、ルールにしておく事をお勧めしますが。)。

なぜなら、「言った言わない」「寸法の認識違い」「色間違い」等々、痛い目に遭った事があるからです。つまり、尖った難しいお客さんも受注するからです。

仮に、打合せ議事録を全社のルールにしても、必要性を感じていない社員さんなら適当な物を作成するだけなので、あまり効果はありません。

では、どうやって必要性を感じてもらうかという事ですが、痛い目に遭ってもらう事が手っ取り早いです(笑)

でも、難しいお客さんや高価格帯は受注できないので、その可能性は低いです。

そこで、こういった方法で上手くいった事があります。

それは、退職した方の引継ぎ案件や旧客の担当者に任命するやり方です。

そして、後任者が前任者のおいしい所からそうで無い部分までの全責任を負うやり方です。

当然、インセンティブの反映など良い事ばかりではなく、「前任者はこう言ってた」「そこは範囲内外」「無償だ有償だ」等々といった「言った言わない」が生じます。

そういった際、お客さんのサインやメールのやり取り等の証明する物が何も無い場合、たいていは弱者(お客さん)が勝ちます。

その時に、打合せ議事録の必要性を感じて頂けて、現在も上手くいっているケースはあります。

一度、あなた(リフォーム会社の経営者さん)も試されてみては如何でしょうか。

リフォーム会社の為のコーチ・コンサル会社として、何かの参考になれば幸いです。

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